Provision of professional event organisation services for BEREC and BEREC Office events

Office of the Body of European Regulators for Electronic Communications (BEREC Office)

The objective of the contracts is to acquire high-level professional conference organiser services to support the BEREC Office.
The FWC(s) will be concluded for an initial duration of 1 year from the date of their signature. The FWC(s) shall be renewed up to 3 times under the same conditions, unless written notification to the contrary is sent by one of the contracting parties in accordance with the provisions set out in the FWC.
The tasks to be performed by the contractors may include the following services:
— event management,
— venue selection and reservation,
— selection and block-booking of accommodation for the event participants,
— selection and reservation of restaurants,
— selection and ordering of catering services,
— organisation of social/cultural programme for the event,
— providing branding and visual identity of the event, including graphic design,
— hiring the necessary technical equipment, if not available at the venue, including provision of all necessary logistics and telecommunication services,
— selection and ordering of printing, copying and scanning services,
— selection and ordering of photographic and audio-video services, including streaming, recording and editing of the photo and audio-video materials,
— selection and organisation of transport/transfer services,
— selection and hiring of speakers, moderators and/or trainers for the events,
— selection and organisation of translation and/or interpreting services, including sign interpretation,
— selection and organisation of note-taking services or services for drafting event documents,
— selection and organisation of communication/public relations services, including organisation of campaigns for raising public awareness, public debriefings, public hearings, public consultations or other public events,
— collection, compilation and distribution of documents, including using specific IT tools,
— collecting and processing the applications for reimbursement of travel, subsistence and other expenses incurred in the course of journeys made by persons attending BEREC and BEREC Office events,
— any other support services related to the events organised by the BEREC Office,
— provision of temporary service staff for event organisation, including event assistants,
— conducting surveys/market research about potential events which the contracting authority may (co-)organise.

Termiņš

Piedāvājumu iesniegšanas termiņš bija 2015-10-05. Iepirkums tika publicēts 2015-08-03.

Kas?

• Office of the Body of European Regulators for Electronic Communications (BEREC Office)

Ko?

Kur?

• Latvija

Iepirkumu vēsture

Datums	Dokuments
2015-08-03	Paziņojums par līgumu

Paziņojums par līgumu (2015-08-03)
Objekts
Iepirkuma darbības joma
Nosaukums: Pasākumu organizēšanas profesionālu pakalpojumu nodrošināšana BEREC un BEREC biroja pasākumu vajadzībām
Daudzums vai apjoms:

Den maksimale akkumulerede værdi af alle ordrer/specifikke kontrakter, der skal indgås i løbet af rammekontrakternes samlede varighed (f.eks. 4 år), må ikke overstige 3 000 000 EUR.3 000 000

Iepirkuma kopējā vērtība: 3 000 000 💰
Paziņojuma metadati
Oriģinālvaloda: angļu 🗣️
Dokumenta veids: Paziņojums par līgumu
Līguma raksturs: Pakalpojumi
Regula: Europos institucija arba agentūra ar tarptautinė organizacija
Kopējā publiskā iepirkuma vārdnīca (CPV)
Kods: Viesnīcu sanāksmju un konferenču organizēšanas pakalpojumi 📦

Procedūra
Procedūras veids: Atklāta procedūra
Piedāvājuma veids: Piedāvājums visām daļām
Piešķiršanas kritēriji
Saimnieciski visizdevīgākais piedāvājums

Līgumslēdzēja iestāde
Identitāte
Valsts: Latvija 🇱🇻
Līgumslēdzējas iestādes veids: Europos institucija arba agentūra ar tarptautinė organizacija
Līgumslēdzējas iestādes nosaukums: Støttekontoret for Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation (BEREC-kontoret)
Pasta adrese: Z. A. Meierovica bulv. 14, 2. sal
Pasta indekss: 1050
Pasta pilsēta: Riga
Kontakti
Interneta adrese: http://berec.europa.eu 🌏
E-pasts: procurement@berec.europa.eu 📧
Tālrunis: +371 66117583 📞

Atsauce
Datumi
Nosūtīšanas datums: 2015-08-03 📅
Iesniegšanas termiņš: 2015-10-05 📅
Publicēšanas datums: 2015-08-13 📅
Identifikatori
Paziņojuma numurs: 2015/S 155-285180
OV-S numurs: 155

Objekts
Iepirkuma darbības joma
Īss apraksts:

Formålet med kontrakterne er at få udført tjenesteydelser af en professionel konferencearrangør på højt plan til støtte for BEREC-kontoret.

Rammekontrakten/-kontrakterne vil blive indgået for en indledende periode på 1 år fra datoen for underskrivelse. Rammekontrakten/-kontrakterne fornys op til 3 gange på de samme betingelser, medmindre en skriftlig meddelelse om det modsatte fremsendes af 1 af de kontraherende parter i overensstemmelse med bestemmelserne i rammekontrakten.

Opgaverne, der skal udføres af kontrahenterne, kan omfatte følgende tjenester:

— styring af arrangementer

— valg og reservation af lokalitet

— valg og samlet bestilling af logi for deltagere i arrangementerne

— valg og reservation af restauranter

— valg og bestilling af catering

— tilrettelæggelse af det sociale/kulturelle program for arrangementet

— udarbejdelse af brandingmateriale og visuel identitet, deriblandt grafisk design

— rekruttering af det nødvendige tekniske udstyr, hvis det ikke findes på stedet, herunder levering af al nødvendig logistik og telekommunikation

— valg og bestilling af trykning, kopiering og scanning

— valg og bestilling af foto- og av-tjenesteydelser, herunder streaming, optagelse og redigering af billed- og av-materialer

— valg og tilrettelæggelse af transport/afhentning

— valg og bestilling af talere, mødeledere og/eller undervisere til arrangementerne

— valg og tilrettelæggelse af oversættelse og/eller tolkning, herunder døvetolkning

— valg og tilrettelæggelse af referattagning eller tjenesteydere, der kan udarbejde dokumenter om arrangementet

— valg og tilrettelæggelse af kommunikation/pr, herunder tilrettelæggelse af bevidstgørelseskampagner, offentlige informationsmøder, offentlige møder, offentlige høringer eller andre offentlige arrangementer

— indsamling, sammensætning og distribuering af dokumenter, herunder anvendelse af specifikke it-værktøjer

— indsamling og behandling af ansøgninger om godtgørelse af rejse- og opholdsudgifter samt andre udgifter i forbindelse med rejser foretaget af personer, der deltager i BEREC's og BEREC-kontorets arrangementer

— anden støtte i forbindelse med arrangementer tilrettelagt af BEREC-kontoret

— levering af midlertidigt ansatte til arrangementstilrettelæggelse, herunder aktivitetsassistenter

— udførelse af rundspørger/markedsundersøgelser om potentielle arrangementer, som den ordregivende myndighed kunne afholde eller være med til at afholde.

Daudzums vai apjoms:

Den maksimale akkumulerede værdi af alle ordrer/specifikke kontrakter, der skal indgås i løbet af rammekontrakternes samlede varighed (f.eks. 4 år), må ikke overstige 3 000 000 EUR.

Iespējamo atjaunojumu skaits: 3
Turpmāko līgumu termiņi: 12 mēneši
Ilgums: 12 mēneši
Atsauces numurs: 2015-BEREC-OT-01.
Veiktspējas vieta
Galvenā vieta vai izpildes vieta: Letland.

Juridiskā, ekonomiskā, finanšu un tehniskā informācija
Dalības nosacījumi
Piemērotība profesionālās darbības veikšanai: Se udbudsmaterialet.
Ekonomiskais un finansiālais stāvoklis: Se udbudsmaterialet.
Minimālais standartu līmenis(-ņi): Se udbudsmaterialet.
Tehniskās un profesionālās spējas: Se udbudsmaterialet.
Līguma izpilde
Nepieciešamie depozīti un garantijas:

Se udbudsmaterialet og modellen for rammebetingelser for tjenesteydelseskontrakter (i givet fald).

Galvenie finansēšanas nosacījumi un maksājumu kārtība un/vai atsauce uz attiecīgajiem noteikumiem, kas tos reglamentē:

Se udbudsmaterialet og modellen for rammebetingelser for tjenesteydelseskontrakter (i givet fald).

Juridiskā forma, kas jāieņem uzņēmēju grupai, kurai paredzēts piešķirt līguma slēgšanas tiesības: Se udbudsmaterialet.
Personāla vārdi un profesionālā kvalifikācija ✅

Procedūra
Maksimālais pamatnolīguma operatoru skaits: 3
Pamatnolīguma darbības laiks gados: 4
Piedāvājuma derīguma termiņš: 6 mēneši
Piedāvājumu atvēršanas datums: 2015-10-20 📅
Atvēršanas vieta: BEREC-kontoret, Z. A. Meierovica bulv. 14, 2. sal, Riga, LV-1050, LETLAND.
Vieta: BEREC-kontoret, Z. A. Meierovica bulv. 14, 2. sal, Riga, LV-1050, LETLAND.
Informācija par pilnvarotajām personām un atvēršanas procedūru:

1 repræsentant pr. tilbudsgiver.

Registrering senest 16.10.2015 pr. e-mail: procurement@berec.europa.eu

Līgumslēdzēja iestāde
Kontakti
Kontaktpunkts: Michele Marco Chiodi

Atsauce
Identifikatori
Līgumslēdzējas iestādes piešķirtais atsauces numurs: 2015-BEREC-OT-01.

Papildu informācija
Pārskata struktūra
Nosaukums: Retten
Pasta adrese: rue du Fort Niedergrünewald
Pasta pilsēta: Luxembourg
Pasta indekss: 2925
Valsts: Luksemburga 🇱🇺
E-pasts: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Tālrunis: +352 4303-1 📞
Interneta adrese: http://curia.europa.eu 🌏
Fakss: +352 4303-2100 📠
Informācija par pārsūdzības termiņiem:

senest 2 måneder efter underrettelsen af klageren eller, i tilfælde af udeblivelse deraf, efter den dag, sagen er taget til efterretning. En klage til Den Europæiske Ombudsmand bevirker ikke, at denne periode afbrydes, eller at der påbegyndes en ny periode for indgivelse af klager.

Dienests, no kura var saņemt informāciju par pārskatīšanas procedūru
Nosaukums: Støttekontoret for Sammenslutningen af Europæiske Tilsynsmyndigheder inden for Elektronisk Kommunikation (BEREC-kontoret)
Pasta adrese: Zigfrīda Annas Meierovica bulvāris 14, 2. sal
Pasta pilsēta: Riga
Pasta indekss: 1050
Tālrunis: +371 66117590 📞
Interneta adrese: http://berec.europa.eu/ 🌏
Avots: OJS 2015/S 155-285180 (2015-08-03)

Jauni iepirkumi saistītajās kategorijās 🆕

Viesnīcu, restorānu un mazumtirdzniecības pakalpojumi (4 jauni iepirkumi)

Viesnīcu pakalpojumi